La fornitura rappresenta un aspetto molto importante del ciclo economico aziendale.
Spesso viene centrata l'attenzione quasi esclusivamente sui prezzi della merce spuntati con i fornitori, non considerando, o sottovalutando, l'ammontare di risorse dell'impresa che vengono "bruciate" durante un qualsiasi processo di fornitura e che sono molte di più di quanto si possa immaginare.
Fino ad ora infatti non si è posta particolare attenzione, ai costi che scaturiscono dal far muovere l'intera macchina burocratica. Ogni volta, infatti, che un ente aziendale viene attivato per un qualsiasi motivo, si generano costi, in particolar modo poi se si verificano delle interferenze, le quali possono anche portare a rifare la stessa procedura più volte.
Mettendo in relazione queste considerazioni con quanto detto a proposito del numero di enti che sono coinvolti in una procedura di approvvigionamento, dovrebbe risultare piuttosto evidente che, per valutare correttamente il costo del processo di fornitura, non è possibile limitare le proprie considerazioni al solo prezzo che compare nella fattura inviata dal fornitore.
Il costo globale del prodotto acquistato è composto da numerose voci ed il prezzo può essere anche di molto inferiore rispetto al suo ammontare.
In particolare, ciò vale per quei prodotti definiti "non strategici" per l'impresa - in quanto non impiegati direttamente nelle attività attinenti il core business dell'impresa - ma che allo stesso risultano indispensabili, come ad esempio i ricambi oppure alcuni tipi di scorte. In tal caso, per diminuire il costo di fornitura, piuttosto che puntare sul prezzo - per il quale il margine di eventuali riduzioni appare davvero limitato -, conviene concentrarsi sulla riduzione delle altri voci che ne compongono il costo globale: è appunto quello che succede con la fornitura integrata degli approvvigionamenti.
In linea di principio si tratta di un sistema che permette di convogliare le tante piccole richieste di fornitura dell'impresa cliente verso un'azienda che si occupa di fornitura integrata, la quale si occuperà di tutte le procedure e d'operazioni necessarie per far pervenire le merci desiderate al momento desiderato e con un unico documento, provenienti dall'azienda dedita alla fornitura integrata.
Da una parte, quindi, si riducono i costi di ogni fornitura da n. a 1, dall'altra parte permette all'azienda, offrente la fornitura, di ricavare il proprio margine a "costo zero" per il cliente.
Con la fornitura integrata, le aziende hanno i processi aziendali interni molto semplificati, evitano le interferenze procedurali interne ed esterne, possono trasformare i costi fissi in variabili proporzionandoli alle esigenze del momento.
La fornitura integrata è nata per gestire in particolar modo gli approvvigionamenti considerati non strategici per l'impresa - beni di fascia B e C, low cost non strategico- in quanto la loro gestione da parte di un provider presenta margini maggiori di risparmio.
Si tratta in genere di beni il cui prezzo è relativamente casso ma il cui costo globale d'acquisto risulta particolarmente elevato. Questo perché l'impresa, per poter acquistare tali beni predispone e attiva le stesse strutture operative e di gestione che attiverebbe per l'acquisto di beni di primaria importanza per l'impresa.
In sostanza quindi l'acquisto di merci di tipo non strategico, risulta costoso non tanto per il prezzo, ma soprattutto perché vengono "sprecate" risorse aziendali in attività d'acquisto per le quali vi è una netta sproporzione tra il valore del bene acquistato ed il costo delle procedure attuate per ottenerlo.
Inoltre trattandosi solitamente di pochi pezzi, l'azienda non potrebbe neppure attuare economie di scala per ridurre i costi.
Anche il semplice acquisto di un bullone può costare da 10 E anche fino a 100 E, dipende appunto, da come viene scelto, da come si controllano i preventivi, da come si ordina, da come avviene il trasporto e da come viene immagazzinato.
Attraverso la fornitura integrata i vari processi vengono quindi compattati e si riducono i costi a favore dell'efficienza.