CAPITOLO II: I COSTI DI APPROVVIGIONAMENTO

2.10 Ricevimento delle fattura dal fornitore.

F-58. Controllo dati in fattura con quelli riportati in sistema.
Le fatture vengono solitamente consegnate dal vettore insieme alla merce, tuttavia non manca il caso in cui la fattura sia differita e quindi spedita per posta dopo l'avvenuta consegna delle merci.
In generale le fatture per posta vengono prese e consegnate direttamente all'ufficio amministrativo, il quale provvederà a effettuare una verifica incrociata: vengono confrontati infatti i dati in sistema con quelli della fattura, dei preventivi ricevuti e degli ordini inviati.
Dopo tale verifica, gli estremi della fattura sono registrati in sistema, e le fatture consegnate al reparto centralino-segreteria per l'archiviazione.

2.10.1 Interferenze riscontrabili nel ricevimento della fattura dal fornitore: 6ª fase.

Il controllo delle fatture arrivate, può portare alla scoperta di dati errati o mancanti; può capitare infatti che i dati della merce arrivata non corrispondano a quelli richiesti, oppure possono essere presenti abrasioni che impediscono la comprensione chiara dei codici.
In questo caso si procede avvisando via sistema il reparto commerciale, il quale procede richiedendo al fornitore di re-inviare tutti i dati dubbi, e, se necessario, a emettere una nuova fattura.
Interferenze di questo tempo capitano di rado, con una frequenza di circa il 2% rispetto alle fatture arrivate; in ogni caso, il tempo medio necessario per risolvere il problema ammonta a 8 minuti e mezzo alla settimana.

2.11 Pagamento della fattura.

G-63. Preparazione ordine di pagamento per la banca.
Una volta al giorno, l'addetto del reparto amministrativo controlla la situazione dei pagamenti in scadenza e successivamente stampa tale lista per poter più facilmente preparare ed inviare alla banca via posta, i documenti e gli estremi per il pagamento dei fornitori, aggiornando i dati in sistema.
Si tratta di un'insieme di operazioni che vengono svolte ogni giorno, al fine di verificare il buon esito dei pagamenti, generalmente in conto corrente.
Per tale motivo viene contattata la banca alla quale l'impresa si affida, e viene appurato che non siano sorti problemi di alcun tipo.
Se non si verificano problemi, il tempo necessario per questo tipo di controllo è di 57'45" settimanali.
Dopo la registrazione in sistema tali fatture vengono consegnate al raparto centralino e archiviate.

2.11.1 Interferenze riscontrabili nel pagamento delle fatture: fase 7ª

Anche per il reparto amministrativo si sono registrate interferenze nel campo delle attività connesse con gli approvvigionamenti.
è possibile che si verifichino problemi che impediscono l'esecuzione dei pagamenti ai fornitori; tale situazione può essere riscontrata e velocemente risolta attraverso i controlli che l'ufficio amministrativo predispone ogni giorno, oppure può essere la stessa banca ad attivarsi ed a comunicare il problema.
Nella la maggior parte delle volte che ciò si verifica, la causa è per lo più riconducibile ad errori di trascrizione o di comunicazione degli estremi di pagamento, che possono risultare sbagliati o incompleti.
In ogni caso, la situazione è normalmente di semplice situazione, e richiede poco più di 17 minuti alla settimana.
Altre interferenze si possono verificare in seguito all'utilizzo del computer e del sistema ERP, gli errori di battitura e le relative correzioni ed i problemi di ricerca di documenti, che, nel caso specifico dell'amministrazione, sono le fatture.
Tuttavia tali incidenza sulle attività svolte risultano piuttosto basse.
I problemi ed i rallentamenti del computer si verificano con una certa frequenza anche per l'amministrazione, occupando più di un'ora a settimana; gli errori di trascrizione o di digitazione di dati ed informazioni che vengono subito corretti, invece, richiedono circa 47 minuti alla settimana.
Si può inoltre perdere molto tempo nel trovare fatture che non vengono individuate immediatamente; anche se all'apparenza può sembrare una cosa di scarsa importanza, bastano alcuni secondi per ogni documento trattato per disperdere minuti preziosi per le attività dell'ufficio.
Nel caso specifico, il tempo disperso per questo motivo è in media di circa 39 minuti alla settimana.

 


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